Складські документи

Документи живуть у розділі Розумні об’єкти: об’єкт Складські документи з чотирма напрямками — вкладками над канбаном. Документ змінює залишки лише після проведення. Проводять його у вкладці Проведення в картці документа або переносом на етап «Проведено».

Напрямок	Що робить	Що заповнити
Прихід	товар надходить на склад	Склад, Вид приходу: «Від постачальника» (потрібен Постачальник — компанія), «Оприбуткування» або «Повернення від покупця» (потрібна Угода)
Переміщення	товар переходить з одного складу на інший	Склад (звідки) і Склад-отримувач — різні склади
Списання	товар вибуває зі складу	Склад, Причина списання: «Псування», «Нестача» або «Інше»
Інвентаризація	фактичний залишок замінює обліковий	Склад; у рядках — фактична кількість

Товари додаються на вкладці Продукти картки документа. У приході ціна за одиницю без ПДВ після знижки стає собівартістю товару. Ціни — лише в гривнях (UAH): прихід із ціною в іншій валюті модуль не проведе. Послуги модуль пропускає.

• Номер модуль ставить сам за кілька секунд після створення: ПР-000001 для приходу, ПМ- для переміщення, СП- для списання, ІН- для інвентаризації. Свій номер (наприклад, номер накладної постачальника) пишіть у Коментар.
• Дата документа — на цю дату документ змінює залишки. Якщо при створенні її не заповнили, модуль поставить момент створення запису.
• Копія документа (або запис, створений імпортом) отримує свій номер, а позначки Проведено, Дата проведення й Анульовано модуль знімає: проведення копії — окрема дія.
• Номер, Проведено, Дата проведення, Анульовано і Тип документа змінює лише модуль. Значення, змінене вручну, він поверне і запише про це в журнал на вкладці «Структура».

Угорі — вид і номер документа та статус: «Не проведено», «Проведено» з датою й часом або «Анульовано».

Кнопка	Що робить
Провести	проводить документ. На проведеному — проводить заново за поточним складом рядків
Скасувати проведення	прибирає рух документа; документ можна змінити й провести знову
Анулювати	скасовує рух і закриває документ назавжди: провести його знову не можна
Заповнити залишками	лише в непроведеній інвентаризації — див. нижче

Результат видно одразу: «Документ проведено» або перелік помилок. «Документ містить помилки — виправте рядки й поля» означає, що чогось бракує в самому документі: «Не вказано склад», «Не вказано вид приходу», «Немає товарних рядків», «Рядок 2: кількість має бути більшою за нуль і не точнішою за тисячні» тощо. «Операцію не виконано» означає, що бракує товару, наприклад: «Рядок 1: Кава зернова (Основний склад): потрібно 100, є 30 на 04.10.2026». Нижче модуль перелічує документи й угоди, які забрали цей товар, із посиланнями.

Скасування й анулювання завжди, а проведення — якщо воно змінює минуле, зменшує резерви угод або зачіпає інвентаризації, спершу показує вікно: «Товарів зачеплено: …», «Документ змінює минуле: собівартість буде перерахована з …», які резерви знімуться (з найновіших угод; менеджери отримають коментар) і які інвентаризації потребуватимуть перепроведення. Підтвердити виконує дію, Закрити нічого не змінює.

У кожному напрямку чотири етапи: «Новий», «Погоджено», «Проведено», «Скасовано». Модуль реагує на три з них — «Новий», «Проведено» і «Скасовано»; їх можна перейменувати, модуль упізнає їх і з новою назвою. Між «Новий» і «Проведено» можна додати власні етапи. Етап «Погоджено» краще не перейменовувати: вкладка Структура шукає його за назвою і запропонує створити знову.

• Перенесення документа на «Проведено» проводить його тими самими перевірками, що й кнопка. Так само проводиться документ, одразу створений на етапі «Проведено» (імпорт, робот); якщо провести не можна — він піде на «Новий» з коментарем про причину.
• Якщо провести не можна, модуль поверне документ на попередній етап і напише в коментарі запису: «Документ не проведено, етап повернуто: … Провести документ можна у вкладці «Проведення»».
• Якщо проведення зменшить резерви угод, переносом воно не виконується — проведіть документ кнопкою, щоб підтвердити зміну резервів.
• Проведений документ не можна просто перенести з «Проведено»: модуль поверне його з коментарем «Щоб змінити етап, спершу скасуйте проведення у вкладці «Проведення»». Повторно він уже не повертає, лише пише коментар.
• Кнопки теж рухають картку: Провести — на «Проведено», Скасувати проведення — на «Новий», Анулювати — на «Скасовано».

1. Створіть документ у напрямку Інвентаризація, вкажіть Склад і Дату документа.
2. На вкладці Проведення натисніть Заповнити залишками — модуль додасть рядки з обліковими залишками складу на цю дату для товарів, яких у документі ще немає.
3. Оновіть вкладку Продукти і впишіть фактичні кількості.
4. Натисніть Провести. Різниця «факт − облік» стане надлишком або нестачею.

Після проведення на вкладці видно таблицю «Облікові залишки інвентаризації»: облік, факт і різниця.

• Якщо проведений документ змінили (рядки, склад, дату тощо), вкладка покаже «Змінено після проведення — перепроведіть». Рух залишається старим, доки ви не натиснете Провести.
• Якщо товар із проведеного документа видалили з каталогу, документ не вважається зміненим: рух лишається, як був. Перепровести такий документ не вийде — рядок більше не посилається на товар каталогу.
• «Потребує перепроведення: облікові залишки на дату інвентаризації змінилися» — пізніше провели документ, датований раніше інвентаризації. Проведіть інвентаризацію ще раз.
• Документ, видалений в Uspacy, модуль намагається скасувати сам. Якщо не вийшло, адміністратор побачить його у звіті «Документи, що потребують уваги» з кнопками Скасувати рух і Анулювати.

Усі такі документи зібрано у звіті «Документи, що потребують уваги».

Провести, скасувати чи анулювати документ може той, кому Uspacy дозволяє редагувати цей документ. Хто може лише переглядати, побачить «Немає права змінювати запис в Uspacy — це може зробити користувач з правом редагування». Скасувати рух документа, вже видаленого в Uspacy, може лише адміністратор порталу.