Агентство нерухомості на Канарах: перехід на нову CRM, перенесення каталогу й стрічки на портали

З чим агентство прийшло і що мало змінитися?

Агентство продає нерухомість, здає її в довгострокову оренду, працює з новобудовами й веде угоду до нотаріуса і після нього. Багато років усе це жило в CRM, яку колись написали під агентство: каталог об’єктів із фото, власники, клієнти. Звідти ж ішли оголошення на портали й кілька сайтів агентства.

Блоку оренди в старій системі не було, а людину, яка спершу продала квартиру, а потім купувала іншу, вносили двічі. Заявки з форм сайтів падали в спільну скриньку, і адміністратор розподіляв їх вручну. Умова переходу: портали й сайти мають отримувати з нової CRM те саме, що й зі старої.

Як налаштували CRM під агентство нерухомості?

Фаза 0 — бриф, ТЗ і архітектура. У фазі 1 зібрали саму систему:

• структуру й відділи; шість ролей, від адміністратора й регіонального директора до брокера, автономо й менеджера оренди; регіональний директор бачить лише свій регіон;
• воронки купівлі, новобудов із графіком траншів, довгострокової оренди, залучення об’єктів від продавців, післяпродажних послуг (Nota Simple, NIE, ліцензія на туристичну оренду) і юридичного супроводу угоди;
• смарт-процес об’єктів на понад сотню полів: ціна, адреса й точка на карті, описи кількома мовами, енергосертифікат, комісія, блок оренди, позначки «публікувати на порталі X»;
• тип клієнта з множинним вибором: одна людина буває покупцем, продавцем, орендарем і орендодавцем водночас;
• пошту Gmail у картках, Google Calendar, мобільний застосунок;
• два вебінари для брокерів, записи переклали іспанською.

Як перенести каталог нерухомості зі старої CRM, не втративши фото й зв’язків?

Спершу думали брати контакти з таблиць, а об’єкти зі стрічок старої системи. Але деактивовані об’єкти в стрічки не потрапляють, хоча можуть повернутися в продаж, а зв’язок «об’єкт — власник» є лише в базі. Тому дані брали з бази напряму: з копії, тільки на читання.

Мігратор написали самі, на Python. Він іде етапами від довідників і компаній до фото й звірки та зберігає стан кожного запису, тож прогін можна перезапустити без дублів. Почали з пробної партії з кількох десятків об’єктів, далі повний прогін і звірка «джерело — CRM» без розбіжностей. Переїхали об’єкти з галереями, власники, контакти, компанії, позначки публікації, оригінальні дати й автори. Дублікати контактів об’єднали, і всі ролі людини зібралися в одній картці.

Фото лишилися в сховищі агентства: CRM тримає посилання, а головне фото зберігає файлом для прев’ю. Менеджерам зробили вкладку, що повторює картку старої системи, із завантаженням фото пачкою і друком об’єкта на А4: PDF із шапкою агентства й вибором мови або Word за старим шаблоном.

Старі угоди, заявки, листування й нотатки клієнт вирішив не переносити: продажі стартують з чистого аркуша, архів лишається в старій системі.

Як перевести стрічки на портали нерухомості на нову CRM, щоб портали не помітили підміни?

Стара система віддавала об’єкти на idealista, Fotocasa, Kyero, pisos.com, інші портали й сайти агентства. Наші генератори на Windmill читають об’єкти з CRM і збирають той самий файл або запит зі старими зовнішніми ID, тож портал бачить ті самі оголошення.

Еталон — те, що реально віддає стара система на замороженому зрізі даних. Компаратор приводить обидва файли до одного вигляду, пропускає зафіксований список полів, що змінюються з кожним запуском, і показує кожну розбіжність: чого бракує, що зайве, яке поле не збігається. Для сайтів, куди дані треба надсилати, замість живих адрес стояв наш колектор, і запити звіряли так само. Файлові стрічки збіглися зі старою системою байт у байт.

З вересня 2026 року об’єкти, заведені в новій CRM, вона сама публікує на сайтах агентства кожні пів години. Цикл «з’явився — оновився на тій самій сторінці — знявся» перевірили наживо. Живий прогін виловив кілька розбіжностей, яких не бачила звірка файлів; їх закрили тестами.

Як заявки з сайтів, пошти й від партнерів потрапляють у CRM?

Форми на сайтах підключили самі. Кожна заявка стає лідом із джерелом (сайт і назва форми) і п’ятьма UTM-мітками; помилки пишуться в журнал, а якщо CRM недоступна, відправка повторюється. Пошту кожен менеджер підключає у своєму профілі, листи потрапляють у картку клієнта.

З агентствами-партнерами обмінюються через XML у форматі Kyero. Галочка «для партнерів» у картці додає об’єкт у стрічку його локації; продані й зняті об’єкти зі стрічки зникають. У зворотний бік смарт-процес «Партнери» зберігає посилання на їхні стрічки, а скрипт за розкладом забирає об’єкти в основний каталог із міткою партнера: без дублів, зниклі переносить в архів і нічого не чіпає, якщо стрічка прийшла порожньою. Обидва напрями показали клієнту у вересні, тепер вони на прийманні.

Що вже працює, а що попереду?

Фазу 1 закрили в липні 2026 року. Працюють воронки й ролі, перенесений каталог, форми сайтів, публікація на сайти й партнерські стрічки. Стара система синхронізується в нову щогодини: оновлюються лише змінені записи, правки менеджерів не затираються. Стрічки на портали готові й звірені, на них переходять разом із командою.

Рішення клієнта чекають ще три блоки: окрема скринька для заявок із порталів, листи з якої розбирає ШІ; зв’язок заявки з об’єктом і підбір схожих; блок новобудов із шахматкою. Далі за планом ШІ-рівень. Автоматизації вирішили налаштовувати, коли команда щодня працюватиме в новій системі.