Агентство недвижимости на Канарах: переход на новую CRM, перенос каталога и ленты на порталы

С чем агентство пришло и что должно было измениться?

Агентство продаёт недвижимость, сдаёт её в долгосрочную аренду, работает с новостройками и ведёт сделку до нотариуса и после него. Много лет всё это жило в CRM, которую когда-то написали под агентство: каталог объектов с фото, собственники, клиенты. Оттуда же шли объявления на порталы и несколько сайтов агентства.

Блока аренды в старой системе не было, а человека, который сначала продал квартиру, а потом покупал другую, заводили дважды. Заявки с форм сайтов падали в общий ящик, и администратор распределял их вручную. Условие перехода: порталы и сайты должны получать из новой CRM то же, что из старой.

Как настроили CRM под агентство недвижимости?

Фаза 0 — бриф, ТЗ и архитектура. В фазе 1 собрали саму систему:

• структуру и отделы; шесть ролей, от администратора и регионального директора до брокера, автономо и менеджера аренды; региональный директор видит только свой регион;
• воронки покупки, новостроек с графиком траншей, долгосрочной аренды, привлечения объектов от продавцов, послепродажных услуг (Nota Simple, NIE, лицензия на туристическую аренду) и юридического сопровождения сделки;
• смарт-процесс объектов на сотню с лишним полей: цена, адрес и точка на карте, описания на нескольких языках, энергосертификат, комиссия, блок аренды, отметки «публиковать на портале X»;
• тип клиента с множественным выбором: один человек бывает покупателем, продавцом, арендатором и арендодателем одновременно;
• почту Gmail в карточках, Google Calendar, мобильное приложение;
• два вебинара для брокеров, записи перевели на испанский.

Как перенести каталог недвижимости из старой CRM, не потеряв фото и связи?

Сначала думали брать контакты из таблиц, а объекты из лент старой системы. Но деактивированные объекты в ленты не попадают, хотя могут вернуться в продажу, а связь «объект — собственник» есть только в базе. Поэтому данные брали из базы напрямую: с копии, только на чтение.

Мигратор написали сами, на Python. Он идёт этапами от справочников и компаний до фото и сверки и хранит состояние каждой записи, так что прогон можно перезапустить без дублей. Начали с пробной партии из нескольких десятков объектов, затем полный прогон и сверка «источник — CRM» без расхождений. Переехали объекты с галереями, собственники, контакты, компании, отметки публикации, исходные даты и авторы. Дубли контактов объединили, и все роли человека собрались в одной карточке.

Фото остались в хранилище агентства: CRM держит ссылки, а главное фото хранит файлом для превью. Менеджерам сделали вкладку, повторяющую карточку старой системы, с загрузкой фото пачкой и печатью объекта на А4: PDF с шапкой агентства и выбором языка или Word по старому шаблону.

Старые сделки, заявки, переписку и заметки клиент решил не переносить: продажи стартуют с чистого листа, архив остаётся в старой системе.

Как перевести ленты на порталы недвижимости на новую CRM, чтобы порталы не заметили подмены?

Старая система отдавала объекты на idealista, Fotocasa, Kyero, pisos.com, другие порталы и сайты агентства. Генераторы на Windmill читают объекты из CRM и собирают тот же файл или запрос со старыми внешними ID, так что портал видит те же объявления.

Эталон — то, что реально отдаёт старая система на замороженном срезе данных. Компаратор приводит оба файла к одному виду, пропускает зафиксированный список полей, которые меняются с каждым запуском, и показывает, чего не хватает, что лишнее и какое поле не совпадает. Для сайтов, куда данные нужно отправлять, вместо живых адресов стоял наш коллектор, и запросы сверяли так же. Файловые ленты совпали со старой системой байт в байт.

С сентября 2026 года объекты, заведённые в новой CRM, она сама публикует на сайтах агентства каждые полчаса. Цикл «появился — обновился на той же странице — снят» проверили вживую. Живой прогон поймал несколько расхождений, которых не видела сверка файлов; их закрыли тестами.

Как заявки с сайтов, почты и от партнёров попадают в CRM?

Формы на сайтах подключили сами. Каждая заявка становится лидом с источником (сайт и название формы) и пятью UTM-метками; ошибки пишутся в журнал, а если CRM недоступна, отправка повторяется. Почту каждый менеджер подключает в своём профиле, письма попадают в карточку клиента.

С агентствами-партнёрами обмениваются через XML в формате Kyero. Галочка «для партнёров» в карточке добавляет объект в ленту его локации; проданные и снятые объекты из ленты исчезают. В обратную сторону смарт-процесс «Партнёры» хранит ссылки на их ленты, а скрипт по расписанию забирает объекты в основной каталог с меткой партнёра: без дублей, пропавшие переносит в архив и ничего не трогает, если лента пришла пустой. Оба направления показали клиенту в сентябре, сейчас они на приёмке.

Что уже работает, а что впереди?

Фазу 1 закрыли в июле 2026 года. Работают воронки и роли, перенесённый каталог, формы сайтов, публикация на сайты и партнёрские ленты. Старая система синхронизируется в новую каждый час: обновляются только изменённые записи, правки менеджеров не затираются. Ленты на порталы готовы и сверены, на них переходят вместе с командой.

Решения клиента ждут ещё три блока: отдельный ящик для заявок с порталов, письма из которого разбирает ИИ; связь заявки с объектом и подбор похожих; блок новостроек с шахматкой. Дальше по плану ИИ-уровень. Автоматизации решили настраивать, когда команда будет каждый день работать в новой системе.