Agencia inmobiliaria en Canarias: cambio a Bitrix24, migración del catálogo y feeds a portales

¿De dónde partía la agencia y qué tenía que cambiar?

La agencia vende inmuebles, los alquila a largo plazo, trabaja con obra nueva y acompaña la operación hasta la notaría y después. Durante años funcionó con un CRM hecho a medida: catálogo con fotos, propietarios, clientes y los anuncios para portales y varias webs propias.

No tenía módulo de alquiler, y a quien vendía un piso y luego compraba otro se le daba de alta dos veces. Las solicitudes web llegaban a un buzón común y se repartían a mano. La condición del cambio: portales y webs debían seguir recibiendo los mismos datos.

¿Cómo se configuró Bitrix24 para una agencia inmobiliaria?

Tras la fase 0 (briefing, requisitos y arquitectura), en la fase 1 montamos:

• departamentos y seis roles, de administrador y director regional a bróker, autónomo y gestor de alquileres; el director regional solo ve su región;
• embudos de compra, obra nueva con calendario de pagos, alquiler de larga duración, captación, posventa (Nota Simple, NIE, licencia de alquiler vacacional) y acompañamiento jurídico;
• un smart process de inmuebles con más de cien campos (precio, punto en el mapa, descripciones en varios idiomas, certificado energético, comisión, alquiler) y casillas de «publicar en el portal X»;
• tipo de cliente de selección múltiple: la misma persona puede ser compradora, vendedora, inquilina y arrendadora;
• Gmail en las fichas, Google Calendar y la app móvil;
• dos webinars para brókeres, con las grabaciones traducidas al español.

¿Cómo migrar un catálogo inmobiliario desde un CRM antiguo sin perder fotos ni relaciones?

Leer los feeds antiguos no bastaba: los inmuebles desactivados no salen en ellos, aunque pueden volver al mercado, y la relación inmueble-propietario solo existe en la base de datos. Así que la leímos directamente, desde una copia en solo lectura.

El migrador lo escribimos nosotros, en Python. Va por etapas y guarda el estado de cada registro, así que se relanza sin duplicados. Tras una tanda de prueba de unas decenas de inmuebles, la carga completa cuadró con el origen sin discrepancias. Pasaron inmuebles con galerías, propietarios, contactos, empresas, marcas de publicación, fechas y autores. Los contactos duplicados se fusionaron en una ficha por persona, con todos sus roles.

Las fotos siguen en el almacenamiento de la agencia; Bitrix24 guarda los enlaces y una miniatura. Los comerciales tienen una pestaña que reproduce la ficha antigua, con subida de fotos en bloque e impresión en A4: PDF con membrete y elección de idioma, o Word.

El cliente decidió no migrar operaciones antiguas, solicitudes, correos ni notas. Las ventas empiezan de cero y el archivo se queda en el sistema antiguo.

¿Cómo pasar los feeds a portales inmobiliarios a un CRM nuevo sin que los portales lo noten?

El sistema antiguo enviaba inmuebles a idealista, Fotocasa, Kyero, pisos.com, otros portales y las webs. Nuestros generadores en Windmill leen Bitrix24 y montan el mismo archivo o petición con los ID externos de siempre: el portal ve los mismos anuncios.

La referencia es la salida real del sistema antiguo sobre datos congelados. Un comparador normaliza ambos archivos, ignora una lista acordada de campos volátiles y señala lo que falta, sobra o no coincide; para las webs, un colector propio hizo de destino. Los feeds coincidieron byte a byte.

Desde septiembre de 2026, el CRM publica cada media hora en las webs los inmuebles creados en Bitrix24. La prueba en real destapó algunas diferencias que la comparación no veía; ya están cubiertas por tests.

¿Cómo llegan al CRM las solicitudes de las webs, el correo y los partners?

Los formularios web los conectamos nosotros. Cada solicitud se convierte en un lead con su origen (web y formulario) y cinco parámetros UTM; los errores se registran y, si el CRM no responde, el envío se reintenta. Cada comercial conecta su correo y los mensajes llegan a la ficha del cliente.

Con las agencias colaboradoras se intercambia XML en formato Kyero. Una casilla «para partners» mete el inmueble en el feed de su zona, del que salen los vendidos o retirados. A la inversa, un smart process guarda los feeds de los partners y un script programado trae sus inmuebles al catálogo, marcados y sin duplicados; los que desaparecen se archivan y un feed vacío no borra nada. Ambos se presentaron en septiembre y están en aceptación.

¿Qué funciona ya y qué viene después?

La fase 1 se cerró en julio de 2026. Funcionan los embudos, el catálogo, los formularios y la publicación en las webs. El sistema antiguo se sincroniza con Bitrix24 cada hora: solo cambian los registros modificados y no se pisan las ediciones de los comerciales. Los feeds a portales están listos y verificados; el cambio se hará a medida que el equipo se pase al CRM nuevo.

Esperan decisión del cliente tres bloques: un buzón de solicitudes de portales analizadas con IA, vincular solicitudes con inmuebles y sugerir otros parecidos, y la obra nueva con plano de disponibilidad. Después vendrá una capa de IA. Las automatizaciones, cuando el equipo trabaje a diario en el CRM nuevo.