Promotora residencial: aprobaciones en Bitrix24 y plano de pisos Floorix

¿Cómo empezó el proyecto?

La promotora trabaja con nosotros desde 2023, cuando unas 25 personas de su plantilla hicieron nuestro curso básico de CRM. En verano de 2025 optó por una licencia on-premise para 100 usuarios en su propio servidor. La instalamos, configuramos el SSL, ampliamos el disco y entregamos el sistema el 11 de agosto de 2025.

Lo primero del documento de requisitos del cliente fue la seguridad: acceso a Bitrix24 solo desde las IP de las oficinas, sin el botón de acceso por código QR, y permisos de acceso. Para el equipo de marketing preparamos las fichas de trato y de inventario pensando en un futuro intercambio con 1C: proyecto, edificio, portal, planta, tipo de inmueble, números de registro y superficie de proyecto y superficie real medida, con la diferencia calculada automáticamente. Además sincronizamos el seguimiento de llamadas de Binotel con el CRM y creamos un informe por origen de leads.

¿Qué aprobaciones pasan ahora por el CRM?

Entre octubre de 2025 y marzo de 2026 convertimos cinco aprobaciones en procesos de negocio.

• Operaciones de trueque: un smart process propio con campos obligatorios y un recorrido de compras a contabilidad y de ahí al abogado. El día 5 de cada mes, contabilidad recibe automáticamente una tarea para preparar el acta de conciliación. Tras cuatro demos, el cliente probó el proceso el 6 de noviembre de 2025.
• Expedientes de trueque del departamento comercial: los aprueban el director comercial y el CEO. Si alguno lo rechaza, el expediente vuelve al responsable de ventas; con los dos síes, pasa al abogado.
• Ofertas comerciales.
• Aprobación del contrato antes de la firma: el abogado elige a qué fase va la aprobación y, cuando la oferta pasa a pago, el contrato para aprobar se crea solo.
• Indicadores técnico-económicos del proyecto: el cliente pidió que este proceso pasara por delante del resto.

¿Qué más hemos configurado para el equipo?

Selección de personal: dos smart processes vinculados, Vacantes y Candidatos, más un briefing para abrir una vacante. Esta parte se entregó en febrero de 2026; las aprobaciones de ofertas, contratos e indicadores, a finales de marzo.

También montamos una base de conocimiento con las grabaciones de todas nuestras reuniones con el equipo del cliente e impartimos una formación sobre calendario y horarios. El traslado del servidor a un nuevo alojamiento lo hizo el propio cliente; nosotros le indicamos los parámetros y los puertos.

¿Qué incluye la fase 1 con Floorix?

El cliente quería ver en un solo sitio el stock de pisos, las ventas y el estado de las entregas, y emitir contratos y actas sin teclearlos a mano. El plan de la fase 1:

• la aplicación Floorix con el plano de pisos organizado como promoción → edificio → portal → piso, y la importación del registro de viviendas;
• un embudo Inmuebles de 12 fases y unos 25 campos propios en tratos y contactos;
• generación de contratos, actas, anexos y facturas desde el trato;
• cuatro informes en BI-Builder: registro de tratos firmados, stock disponible en cualquier fecha (con la superficie real si existe), evolución de las ventas y registro de propietarios y de preparación para la entrega.

¿Qué funciona ya y qué está en curso?

El plano se publicó en Bitrix24 en julio de 2026 y el equipo recibió la formación básica el 13 de octubre. Ese mismo día el cliente envió sus plantillas de contrato, así que la generación de documentos y los informes vienen a continuación. El control de los pagos reales y la integración con 1C pasan a una fase posterior.

Desde agosto de 2026 estamos llevando al CRM el pago aplazado que el cliente calculaba en Excel. El precio del piso se reparte entre dos o tres contratos, cada uno con su precio por metro cuadrado, y uno de ellos se queda con la diferencia. Tras la entrada, el resto se divide en pagos iguales mensuales o trimestrales, y el sobrante de la división se suma al primero o al último. Los importes se calculan en dólares y se pagan en grivnas al cambio del día del pago, con una factura por contrato.