Логістична група в Польщі: одна CRM для перевезень, експедирування й бухгалтерії

Що потрібно було групі?

У групі три компанії: дві займаються вантажоперевезеннями й експедируванням, третя веде бухгалтерію та юридичні питання. Усі працюють в одній хмарній CRM. До нас клієнт прийшов у серпні 2025 року, до того з ним працював інший інтегратор.

Почали з передпроєктного обстеження й описали регламенти бухгалтерії: декларації ПДВ з 1-го по 25-те число, зарплату, відрядні для водіїв, додаткові послуги. На цій основі склали КП із чотирьох етапів.

Що увійшло в чотири етапи?

Етапи здавали по черзі з жовтня 2025 по лютий 2026 року:

• базова CRM: 1-го числа о 7:00 за польським часом система сама створює угоди за видами послуг бухгалтерії (VAT і CIT-8, кадри й зарплата), на стадіях є нагадування, а якщо угода простоює добу, задачу отримує керівник;
• автоматизація пошти — про неї нижче;
• бізнес-процеси польською мовою: недоплата за перевезенням («нота»), яку експедитор передає бухгалтеру чи юристу, стягнення боргів в окремій воронці, відпустки;
• онлайн-консультації: облік часу, звіти, маркетинг і права доступу.

Як листи самі потрапляють у потрібну угоду?

Для пошти ми написали власний застосунок. Він дивиться на тег у темі листа й на останній напрям роботи з клієнтом, а потім прикріплює лист до відкритої угоди або створює нову. У картці угоди є блок з усіма листами, звідки будь-який лист можна перенести в іншу угоду. Лист від відправника, якого немає в базі, стає лідом.

Цей етап клієнт прийняв 4 листопада 2025 року, а в грудні ми оновили документацію.

Як тепер працюють менеджер і експедитор?

До CRM заявки йшли через групу в Microsoft Teams: експедитор ставив «хрестик», і заявка закріплювалася за ним. Тепер це ліди й КП у CRM, а лід стає клієнтом після першого підтвердженого перевезення.

У травні 2026 року запрацював процес відділу продажів перевезень. Після п’яти успішних угод клієнт стає постійним і закріплюється за експедитором. Якщо 30 днів немає жодної угоди, експедитор отримує задачу, а ще через 14 днів клієнт переходить у воронку «Реактивація».

Для стягнення боргів і підписання є смарт-процес «Договори». Договір і довіреність формуються за шаблонами одразу з підписом і печаткою.

Як підключили WhatsApp і Telegram?

У травні 2026 року ми підключили WhatsApp на два канали, для перевізників і для клієнтів, із підтримкою груп, а також Telegram. Улітку взялися за нові бізнес-процеси: погодження ліміту за угодою, термінове питання юристу, прийом і звільнення працівників.