Grupo logístico en Polonia: un CRM para transporte, expedición y contabilidad
Actualizado
- Cliente
- Grupo logístico con gestoría contable
- Sector
- Logística · Polonia
- Stack
¿Qué necesitaba el grupo?
El grupo tiene tres empresas: dos se dedican al transporte por carretera y a la expedición, y la tercera lleva la contabilidad y los asuntos jurídicos. Todas trabajan en un mismo Bitrix24 Cloud. El cliente llegó a nosotros en agosto de 2025; antes había trabajado con otro integrador.
Empezamos con un estudio previo y documentamos los procedimientos contables: declaraciones de IVA del día 1 al 25, nóminas, dietas de los conductores y servicios adicionales. Con eso preparamos una propuesta de cuatro fases.
¿Qué incluían las cuatro fases?
Las fases se entregaron una tras otra entre octubre de 2025 y febrero de 2026:
- CRM base: el día 1 de cada mes a las 7:00, hora de Polonia, el sistema crea los tratos de cada servicio contable (IVA y CIT-8, personal y nóminas); las fases llevan recordatorios y, si un trato se queda parado un día, el superior del responsable recibe una tarea;
- automatización del correo, que explicamos más abajo;
- procesos de negocio en polaco: la diferencia de pago de un transporte (la «nota»), que el transitario pasa a contabilidad o al abogado, el cobro de deudas en un embudo propio y las vacaciones;
- consultas online: control de horas, informes, marketing y permisos.
¿Cómo llegan solos los correos al trato correcto?
Para el correo escribimos una aplicación propia. Lee la etiqueta del asunto y la última línea de servicio del cliente, y adjunta el correo al trato abierto o crea uno nuevo. La ficha del trato tiene un bloque con todos sus correos, desde donde cualquiera se puede mover a otro trato. El correo de un remitente que no está en la base se convierte en lead.
El cliente aceptó esta fase el 4 de noviembre de 2025, y en diciembre actualizamos la documentación.
¿Cómo trabajan ahora el comercial y el transitario?
Antes del CRM, las solicitudes llegaban a un grupo de Microsoft Teams: el transitario marcaba una con una cruz y se la quedaba. Ahora son leads y presupuestos en Bitrix24, y un lead pasa a cliente tras el primer transporte confirmado.
En mayo de 2026 se puso en marcha el proceso de ventas de transporte. Tras cinco tratos ganados, el cliente pasa a ser habitual y queda asignado a un transitario. Si pasan 30 días sin tratos, el transitario recibe una tarea, y 14 días después el cliente pasa al embudo «Reactivación».
Un smart process «Contratos» gestiona el cobro de deudas y la firma, y las plantillas de contrato y de poder salen ya con firma y sello.
¿Cómo se conectaron WhatsApp y Telegram?
En mayo de 2026 conectamos WhatsApp en dos canales, uno para transportistas y otro para clientes, con soporte para grupos, además de Telegram. En verano empezamos con nuevos procesos: aprobación del límite de un trato, consultas urgentes al abogado, altas y bajas de personal.
Preguntas frecuentes
¿Pueden varias empresas de un grupo compartir un mismo CRM?
Sí. En este proyecto dos empresas de logística y una gestoría contable y jurídica trabajan en el mismo Bitrix24, y el sistema crea cada mes los tratos de contabilidad por tipo de servicio.
¿Cómo se vinculan automáticamente los correos entrantes a los tratos del CRM?
Escribimos una aplicación que lee la etiqueta del asunto y la última línea de servicio del cliente, y adjunta el correo al trato abierto o crea uno nuevo. El correo de un remitente desconocido se convierte en lead.
¿Puede Bitrix24 trabajar con varios números de WhatsApp y chats de grupo?
Sí. Aquí WhatsApp funciona en dos canales, uno para transportistas y otro para clientes, con soporte para grupos, y también está conectado Telegram.