Holding de transporte en EE. UU.: el CRM a su propio servidor y soporte continuo
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¿Cómo fue el traslado de la nube al servidor propio?
El holding se dedica al transporte de mercancías por carretera en EE. UU. y tiene varias divisiones. Los conductores trabajan en el portal como invitados, cada uno en su propio chat de grupo, así que no se ven entre sí.
En agosto de 2025 elegimos la configuración del servidor e instalamos en él Bitrix24 On-Premise. Los datos de la nube se trasladaron en un solo fin de semana a mediados de septiembre, y el 23 de septiembre el cliente aceptó el trabajo. Los leads no se trasladaron porque el holding no los usa. Qué se trasladó:
- la estructura de la empresa y los usuarios;
- grupos, proyectos y tareas con comentarios y archivos;
- la configuración del CRM, empresas, contactos y tratos con sus datos y el historial;
- la base de conocimiento.
¿Cómo guardar las contraseñas de cada división en el CRM para que cada uno vea solo las suyas?
Para las contraseñas creamos un smart process aparte. Los registros se cifran en el servidor y cada empleado ve solo los suyos. Más tarde añadimos la separación por divisiones: las contraseñas personales solo las ve su dueño, las compartidas, el responsable y el departamento, y cada división tiene sus contraseñas maestras. La primera versión se entregó en diciembre de 2025 y la revisión, en enero de 2026.
¿Cómo se envía un mensaje a todos los conductores si cada uno tiene su propio chat?
A un invitado solo se le puede escribir dentro de su chat, así que la plataforma no permite enviar un mismo aviso a todos los conductores. Escribimos un módulo propio: un empleado redacta un mensaje y este llega a todos los chats de conductores. En una segunda fase añadimos la segmentación: los chats tienen campos adicionales, como el tipo de remolque, y el envío puede limitarse al grupo que haga falta. El cliente aceptó el módulo el 2 de abril de 2026.
¿Cómo introducen y consultan los responsables sus indicadores semanales?
Los responsables introducen sus cifras en un smart process y un panel BI las reúne; los permisos dependen de quién creó el registro. Enseñamos la primera versión en febrero de 2026 y la segunda, con más indicadores, en primavera. En mayo el cliente confirmó que todo funciona, y en junio entregamos al equipo un manual.
¿Qué más incluye el soporte?
Las solicitudes de vacaciones y bajas siguen una ruta fija: la de un empleado va a su jefe de departamento y a RR. HH.; la de un jefe de departamento, a un directivo asignado y a RR. HH. Un disparador crea una tarea cuando cambia cualquiera de cinco campos del trato, como el estado del conductor. Además, quitamos la marca de la plataforma del portal y pusimos el logotipo del holding.
Desde enero de 2026 hacemos cada mes copias de seguridad y actualizaciones del portal. Está en estudio una especificación de cambios para la app móvil de los conductores: hemos enviado un presupuesto y el trabajo aún no ha empezado.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se trasladan los datos de Bitrix24 en la nube a un servidor propio?
En este proyecto instalamos Bitrix24 On-Premise en el servidor del cliente y trasladamos en un fin de semana la estructura, las tareas con archivos, los datos del CRM y la base de conocimiento. Los leads no se trasladaron porque el cliente no los usaba.
¿Se pueden guardar contraseñas de forma segura en un CRM?
Sí, en un smart process aparte con cifrado en el servidor. Las contraseñas personales solo las ve su dueño, las compartidas, el responsable y el departamento, y las contraseñas maestras se configuran por separado para cada división.
¿Cómo se escribe a los conductores si cada uno tiene su propio chat?
Con nuestro módulo de envíos masivos: un mensaje llega a todos los chats de conductores o solo al segmento que haga falta, por ejemplo por tipo de remolque.