Salón-taller de vestidos de fiesta y de novia: Bitrix24 para la confección a medida, el taller propio y Altegio

¿Por dónde empezó el proyecto en 2021?

El salón vende vestidos de stock, confecciona a medida en su taller y arregla vestidos que traen las clientas. Llegaban de la calle, de Instagram, de Facebook y de la web, y no había CRM.

En junio de 2021 pasamos la base de clientes a contactos, fusionamos duplicados y dividimos los tratos en tres embudos: Ventas, Confección a medida y Taller. Los tratos ganaron campos para el número de pedido, la fecha del evento, la de entrega y las medidas. Ese verano conectamos los formularios web y las reglas de automatización:

• una cita para prueba reservada en la web crea un lead, y una solicitud a medida, un contacto y un trato, con el origen y las etiquetas UTM;
• todos los comerciales se enteran de cada encargo a medida nuevo y, si en 30 minutos nadie lo coge, se avisa al responsable de ventas.

¿Cómo llega un encargo a medida al taller?

En febrero de 2024 la dueña del salón volvió por su cuenta. Describió el proceso de producción, de los patrones y la tela al corte, la costura, el control de calidad y la entrega o el envío. Le costaba prever cada detalle, así que montamos los embudos de Ventas y Producción con ella en sesiones online.

Cuando un trato de venta se marca como confección a medida, una regla crea un trato aparte en Producción. En cada fase, las reglas asignan tareas a quien lleva los patrones, la tela, el corte, la costura y el control de calidad, y al cerrarse la tarea el trato avanza. En una venta de stock, Bitrix24 crea una tarea para emitir la orden de trabajo con los productos del trato.

La dueña prefirió dejar algunos pasos en manual porque el proceso del taller iba cambiando: del corte a la costura y de la costura al almacén del taller, el trato se mueve a mano.

¿Cómo se convierten en leads de Bitrix24 las pruebas reservadas en Altegio?

Las clientas reservan las pruebas en Altegio. Montamos un flujo en un solo sentido, de Altegio a Bitrix24, con webhooks. Al principio las clientas nuevas entraban como contactos, pero a la dueña le resultaban más cómodos los leads y rehicimos la integración:

• el lead aparece cuando en Altegio se marca el estado «El cliente ha llegado», no al reservar;
• el responsable del lead es el asesor con el que la clienta reservó;
• en una segunda prueba, el lead se vincula por teléfono al contacto que ya existe;
• en abril de 2024 se importó a Bitrix24 toda la base de clientes de Altegio.

¿Cómo se llevan varios anticipos por un vestido y se ve lo que queda por pagar?

Las clientas pagan a plazos. En abril de 2024 acordamos con la dueña llevar los pagos con facturas de Bitrix24: un script resta del importe del trato lo pagado en facturas y escribe el resultado en el campo Saldo, trato por trato, haya los anticipos que haya. La dueña lo vio funcionar el 19 de abril y, desde mayo, la factura pagada pasa sola a «pagada».

Las tres plantillas de factura indican si es un anticipo o el importe completo, el descuento y las condiciones de devolución y cambio que redactó la dueña.

¿Qué canales y servicios están conectados a Bitrix24?

En marzo de 2024 se conectaron Telegram, Facebook e Instagram mediante los canales abiertos, y en mayo, WhatsApp. También en marzo llegaron la app de Nova Poshta, que en junio pasó de una clave personal a la cuenta de autónomo del salón, y TurboSMS con el remitente del salón.

Las dos fases sumaron unas 45 horas de trabajo de Auspex: unas 15 en 2021 y 30 en 2024.