Візова агенція: етапи оплат у воронках і автоматизація платних консультацій

Яка була задача?

Агенція веде в CRM дев’ять воронок: від віз і реєстрації компаній до консультацій і партнерств. Воронки були й до нас, але оплати в них були оформлені по-різному, і подекуди після запиту платежу не було стадії підтвердження.

Окреме завдання — платні консультації з експертом. Лист із посиланням на оплату агенція вже надсилала. Потрібно було, щоб угода рухалася сама за подіями броні й оплати, а менеджер втручався, лише коли клієнт не заплатив або заплатив запізно.

Як ми впорядкували оплати?

У квітні 2026 року ми додали й переставили стадії оплати в усіх воронках, де є гроші. У трьох воронках платежів немає, їх ми не чіпали.

• візи — дві пари: передоплата і другий платіж;
• повний супровід — третій платіж із підтвердженням;
• реєстрація компаній і бізнес-послуги — по дві пари, передоплата й фінальний платіж;
• консультації — очікування оплати й підтвердження перед стадією «консультацію оплачено».

Як працює запис на консультацію?

Угоди у воронці консультацій створюють чотири мовні версії форми з онлайн-записом до експерта й оплатою карткою через Stripe. Далі угоду ведуть роботи CRM і наш обробник.

• Без оплати слот тримається 15 хвилин. Потім угода переходить у стадію простроченої броні, клієнт отримує лист, а відповідальний — завдання з терміном дві години.
• Якщо менеджер домовився про новий час і повернув угоду в очікування оплати, клієнт отримує нове посилання, і бронь тримається 24 години.
• Пізня оплата все одно переводить угоду в «консультацію оплачено»: прострочена бронь стоїть перед цією стадією, а тригер оплати рухає угоду лише вперед. Менеджер отримує термінове завдання підтвердити час.
• Час броні в угоду записує наш обробник на Windmill і сам переводить угоду далі: робот вихідного вебхука відповіді не чекає, і лист міг випередити запис часу.

Що вже перевірено?

Автоматику консультацій ми перевірили тестовими заявками 10 жовтня 2026 року. Угода з форми переходила в очікування оплати за 2–4 секунди, сценарії з простроченою бронню та поверненням на повторну оплату спрацювали як задумано. Опис логіки клієнт отримав 13 жовтня; результатів у цифрах поки немає.