Agencia de visados: fases de cobro y consultas de pago automatizadas en Bitrix24
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¿Cuál era el problema?
La agencia trabaja con nueve embudos, de visados y constitución de empresas a consultas y colaboraciones. Ya existían, pero cada uno gestionaba los pagos a su manera y a veces faltaba la confirmación tras la solicitud de pago.
Las consultas de pago con un experto eran otro frente. La agencia ya enviaba el enlace de pago por correo; faltaba que el trato avanzara solo y que el responsable interviniera únicamente si el cliente no pagaba o pagaba tarde.
¿Cómo hemos ordenado los pagos?
En abril de 2026 añadimos y reordenamos las fases de pago en todos los embudos con cobros. Los tres embudos sin pagos no los tocamos.
- visados: dos pares, anticipo y segundo pago;
- tramitación completa: un tercer pago con su confirmación;
- constitución de empresas y servicios empresariales: dos pares cada uno, anticipo y pago final;
- consultas: pago pendiente y pago recibido antes de «Consulta pagada».
¿Cómo funciona la reserva de consultas?
Los tratos de consultas llegan desde cuatro versiones del formulario en distintos idiomas, con la reserva online de Bitrix24 y pago con tarjeta por Stripe. Desde ahí lo mueven los robots del CRM y nuestro procesador.
- Sin pago, el hueco se guarda 15 minutos; después el trato pasa a reserva caducada, el cliente recibe un correo y el responsable, una tarea con plazo de dos horas.
- Si el responsable acuerda otra hora y devuelve el trato a pago pendiente, el cliente recibe un enlace nuevo y la reserva dura 24 horas.
- Un pago tardío lleva igualmente el trato a «Consulta pagada», porque la reserva caducada va antes y el disparador de pago solo avanza; el responsable recibe entonces una tarea urgente.
- Nuestro procesador en Windmill escribe la hora reservada en el trato y lo hace avanzar: el robot de webhook saliente no espera respuesta y el correo podía adelantarse.
¿Qué se ha comprobado ya?
Las reservas de prueba del 10 de octubre de 2026 pasaron a pago pendiente en 2-4 segundos, y los casos de reserva caducada y vuelta al pago funcionaron según lo previsto. El cliente recibió la descripción de la lógica el 13 de octubre; aún no hay resultados en cifras.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el correo con el enlace de pago sale enseguida?
En el plan de la agencia el retraso mínimo de un robot es de 10 minutos y el hueco se guarda solo 15. Por eso el primer correo sale al momento; su enlace abre el mismo pago que el formulario lo que evita el doble pago.
¿Llegan al trato las etiquetas UTM de la web?
No siempre. El formulario las toma de la dirección de su página y el botón de la web enlaza sin ellas. Propusimos integrar el formulario en la web o añadir las etiquetas al enlace con un script.