CRM і персональні дані: підстава, доступ, резервна копія

2 хв відео · Admin, 15 хв практики ·

Оновлено 26 жовтня 2026

Восьмий урок курсу «CRM для власника»: CRM — це база персональних даних з першого збереженого контакту. Власник відповідає за три речі: підставу зберігати дані й записувати дзвінки, хто що бачить і скільки зберігається, і чи можна відновити базу, якщо сервер зникне. Це не юридична консультація.

Урок 8. Дані під захистом — обкладинка відео — Зміст уроку

0:00 Втрачений сервер
0:17 CRM — база персональних даних
0:32 Замок 1: підстава
1:03 Замок 2: доступ і строк
1:19 Замок 3: відновлення
1:30 Законопроєкт 8153
1:40 Практика: три перевірки
2:00 Правило уроку

Це не юридична консультація. Для своєї ситуації зверніться до юриста.

Ідея

CRM — база персональних даних з першого збереженого контакту, і за неї відповідає власник.
Три замки: на якій підставі зберігаєте дані й записуєте дзвінки; хто що бачить і скільки зберігається; чи можна відновити базу, якщо сервер або офіс зникне.
Копія, з якої ніхто не пробував відновитися, ще не захист.

Хто з цим згоден

5 із 10 джерел про персональні дані нагадують, що підстава обробки — не лише згода, 4 із 10 радять повідомляти про запис на початку розмови, а тест відновлення копії радять 2 із 9 (обидва продають послуги, база тонка).

Спробуйте Admin · 15 хв

Перевірте три речі: чи звучить на початку дзвінка фраза про запис, хто в CRM бачить усі записи дзвінків, коли востаннє хтось відновлював базу з копії. Якщо на третє питання відповіді немає, призначте тест відновлення.

Норма і тлумачення

Норма (закон 2297-VI): згода — одна з підстав обробки, поруч із договором і законним інтересом (ст. 11); людину повідомляють у момент збору даних (ст. 12); дані не зберігають довше, ніж потрібно для мети (ст. 6, 15); дані захищають від випадкової втрати чи знищення і від незаконної обробки (ст. 24). Окремої норми про запис дзвінків у законі немає: повідомляти на початку розмови радять юристи і сервіси. Законопроєкт 8153 прийнято за основу 20.11.2024, станом на серпень 2026 він готується до другого читання (NewFrame Legal).

Шаблон

Завантажити PDF Одна сторінка, щоб роздрукувати або відмітити на екрані

Чекліст «три замки»

Замок 1. Підстава

Для кожної мети (продажі, розсилки, запис дзвінків) записано, на якій підставі обробляємо дані: договір, законний інтерес або згода (ст. 11).
Клієнта повідомляємо в момент збору даних: текст біля форми на сайті, скрипт дзвінка (ст. 12).
На початку дзвінка звучить фраза про запис. Варіант, який пропонує AdSaver: «Розмова може записуватися для контролю якості обслуговування та фіксації звернення».
Якщо є клієнти з ЄС: перевірено з юристом, чи підпадаєте під GDPR незалежно від місця реєстрації компанії.

Замок 2. Доступ і строк

Записи дзвінків бачать не всі: менеджер — свої, керівник — команди.
Ролі в CRM переглянуто: хто бачить базу цілком, хто може її вивантажити.
Строк зберігання для кожної мети записано. Закон конкретного строку не називає, але довше за мету зберігати не дозволяє (ст. 6, 15).
Є порядок дій на запит людини про її дані: відповідь не пізніше 30 календарних днів (ст. 8).

Замок 3. Відновлення

Відомо, де лежать резервні копії і хто їх робить: вендор хмари, підрядник чи ви.
Є копія під контролем компанії, не лише у підрядника.
Хтось відновлював базу з копії. Дата останнього тесту: ________.
Наступний тест відновлення стоїть у календарі (IT-Premium радить хоча б раз на квартал).

Читати глибше

Усі шаблони однією папкою

Залиште пошту, і ми надішлемо посилання на папку Google Drive з усіма таблицями, документами і PDF курсу, разом із карткою 12 правил.

Без спаму. Відписатися можна в один клік.

Картка 12 правил — усі дванадцять правил на одній сторінці.