Asociación de educación empresarial: un CRM para varias áreas, formularios web y envíos
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¿Qué necesitaba la asociación?
La asociación trabaja en varias áreas: una escuela de negocios para niños, la elección de colegio para alumnos de 3 a 18 años, eventos, medios, proyectos sociales, clubes y franquicias. Su Bitrix24 tiene un plan de 250 usuarios con varios departamentos, y el propietario vive en el Reino Unido y la dirige desde allí.
Pasó a ser cliente VIP en junio de 2023, pero aplazó el trabajo a 2024 por la temporada alta. En primavera de 2024 hicimos una serie de reuniones y redactamos los requisitos: había que rehacer los embudos según la nueva estructura de la empresa.
¿Qué cambiamos en el CRM?
El grueso del trabajo fue de junio a septiembre de 2024; después fuimos añadiendo lo que pedía el equipo:
- una misma ficha de contacto, lead y trato para todas las áreas, campos de empresa, lead repetido y control del lead traspasado;
- nombres de campo en tres idiomas;
- formularios en todas las webs, según la hoja del cliente; las webs las gestiona su propio equipo;
- una tarea nocturna que recuerda al comercial el cumpleaños del contacto;
- catálogo de productos, facturas y procesos de pago para contabilidad, y correos corporativos;
- formación en marketing desde el CRM y guías para el personal.
¿Cómo llegan los leads de las webs y de los anuncios a los envíos?
A principios de 2025 conectamos Mailgun como remitente propio. Más tarde el cliente optó por SendPulse, y la integración se hizo con él.
Al principio los leads de las plataformas de anuncios se importaban a mano. En 2025 configuramos Make.com para que entraran solos en el CRM y SendPulse enviara correos según la fase. El 1 de diciembre de 2025 el cliente aprobó un piloto CRM → Make → SendPulse con tres secuencias automáticas, y le entregamos la guía.
¿Qué pasó con el agente de IA?
Presentamos el agente de IA para las webs en marzo de 2025 y en abril lo pusimos en pruebas; el cliente revisaba sus respuestas con una hoja de cálculo. Contemplaba tres escenarios de traspaso a una persona y tenía en cuenta el horario no laborable de los comerciales en distintas zonas horarias.
En octubre de 2025 el cliente pidió desactivar los agentes de IA en todas sus webs. Estamos preparando una versión nueva, un agente para un evento concreto.
¿Qué hay en marcha ahora?
En septiembre de 2026 pusimos en marcha la telefonía con números británicos. Ahora estamos conectando Stripe y Xero.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden llevar varias áreas de una organización educativa en un solo CRM?
Sí. En este proyecto los leads, tratos y contactos de todas las áreas comparten ficha, con nombres de campo en tres idiomas, así que los comerciales de distintos departamentos siguen las mismas reglas.
¿Cómo se pasan automáticamente los leads de los anuncios al CRM y a SendPulse?
Con Make.com: los leads de las plataformas de anuncios entran en el CRM sin importaciones manuales y SendPulse envía correos según la fase. El cliente aprobó el esquema de tres secuencias como piloto en diciembre de 2025.
¿Puede Bitrix24 trabajar con números de teléfono británicos?
Sí. Desde septiembre de 2026 el Bitrix24 de la asociación tiene telefonía con números británicos, que configuramos dentro del soporte.