# Складські документи · Складський облік — Auspex

> Документи живуть у розділі Розумні об’єкти: об’єкт Складські документи з чотирма напрямками — вкладками над канбаном. Документ змінює залишки лише після проведення.

Source: https://auspex.company/uk/docs/warehouse/documents/

# Складські документи

Документи живуть у розділі **Розумні об’єкти**: об’єкт **Складські документи** з чотирма напрямками — вкладками над канбаном. Документ змінює залишки лише після проведення. Проводять його у вкладці **Проведення** в картці документа або переносом на етап «Проведено».

## Чотири напрямки

[](#чотири-напрямки)

Напрямок

Що робить

Що заповнити

**Прихід**

товар надходить на склад

**Склад**, **Вид приходу**: «Від постачальника» (потрібен **Постачальник** — компанія), «Оприбуткування» або «Повернення від покупця» (потрібна **Угода**)

**Переміщення**

товар переходить з одного складу на інший

**Склад** (звідки) і **Склад-отримувач** — різні склади

**Списання**

товар вибуває зі складу

**Склад**, **Причина списання**: «Псування», «Нестача» або «Інше»

**Інвентаризація**

фактичний залишок замінює обліковий

**Склад**; у рядках — фактична кількість

Товари додаються на вкладці **Продукти** картки документа. У приході ціна за одиницю без ПДВ після знижки стає собівартістю товару. Ціни — лише в гривнях (UAH): прихід із ціною в іншій валюті модуль не проведе. Послуги модуль пропускає.

![канбан «Складських документів» з напрямками й етапами «Новий», «Погоджено», «Проведено», «Скасовано».](/_astro/documents-1.BnXL8rcH_Z2a60Rd.webp)

## Номер, дата й службові поля

[](#номер-дата-й-службові-поля)

-   **Номер** модуль ставить сам за кілька секунд після створення: ПР-000001 для приходу, ПМ- для переміщення, СП- для списання, ІН- для інвентаризації. Свій номер (наприклад, номер накладної постачальника) пишіть у **Коментар**.
-   **Дата документа** — на цю дату документ змінює залишки. Якщо при створенні її не заповнили, модуль поставить момент створення запису.
-   Копія документа (або запис, створений імпортом) отримує свій номер, а позначки **Проведено**, **Дата проведення** й **Анульовано** модуль знімає: проведення копії — окрема дія.
-   **Номер**, **Проведено**, **Дата проведення**, **Анульовано** і **Тип документа** змінює лише модуль. Значення, змінене вручну, він поверне і запише про це в журнал на вкладці «Структура».

## Вкладка «Проведення»

[](#вкладка-проведення)

Угорі — вид і номер документа та статус: «Не проведено», «Проведено» з датою й часом або «Анульовано».

Кнопка

Що робить

**Провести**

проводить документ. На проведеному — проводить заново за поточним складом рядків

**Скасувати проведення**

прибирає рух документа; документ можна змінити й провести знову

**Анулювати**

скасовує рух і закриває документ назавжди: провести його знову не можна

**Заповнити залишками**

лише в непроведеній інвентаризації — див. нижче

Результат видно одразу: «Документ проведено» або перелік помилок. «Документ містить помилки — виправте рядки й поля» означає, що чогось бракує в самому документі: «Не вказано склад», «Не вказано вид приходу», «Немає товарних рядків», «Рядок 2: кількість має бути більшою за нуль і не точнішою за тисячні» тощо. «Операцію не виконано» означає, що бракує товару, наприклад: «Рядок 1: Кава зернова (Основний склад): потрібно 100, є 30 на 04.10.2026». Нижче модуль перелічує документи й угоди, які забрали цей товар, із посиланнями.

![вкладка «Проведення» з помилкою «Операцію не виконано» і списком «Товар забрали:».](/_astro/documents-2.ClC05U-J_Xd5fb.webp)

### Вікно «…: перевірте наслідки»

[](#вікно--перевірте-наслідки)

Скасування й анулювання завжди, а проведення — якщо воно змінює минуле, зменшує резерви угод або зачіпає інвентаризації, спершу показує вікно: «Товарів зачеплено: …», «Документ змінює минуле: собівартість буде перерахована з …», які резерви знімуться (з найновіших угод; менеджери отримають коментар) і які інвентаризації потребуватимуть перепроведення. **Підтвердити** виконує дію, **Закрити** нічого не змінює.

## Проведення переносом на етап

[](#проведення-переносом-на-етап)

У кожному напрямку чотири етапи: «Новий», «Погоджено», «Проведено», «Скасовано». Модуль реагує на три з них — «Новий», «Проведено» і «Скасовано»; їх можна перейменувати, модуль упізнає їх і з новою назвою. Між «Новий» і «Проведено» можна додати власні етапи. Етап «Погоджено» краще не перейменовувати: вкладка **Структура** шукає його за назвою і запропонує створити знову.

-   Перенесення документа на **«Проведено»** проводить його тими самими перевірками, що й кнопка. Так само проводиться документ, одразу створений на етапі «Проведено» (імпорт, робот); якщо провести не можна — він піде на «Новий» з коментарем про причину.
-   Якщо провести не можна, модуль поверне документ на попередній етап і напише в коментарі запису: «Документ не проведено, етап повернуто: … Провести документ можна у вкладці «Проведення»».
-   Якщо проведення зменшить резерви угод, переносом воно не виконується — проведіть документ кнопкою, щоб підтвердити зміну резервів.
-   Проведений документ не можна просто перенести з «Проведено»: модуль поверне його з коментарем «Щоб змінити етап, спершу скасуйте проведення у вкладці «Проведення»». Повторно він уже не повертає, лише пише коментар.
-   Кнопки теж рухають картку: **Провести** — на «Проведено», **Скасувати проведення** — на «Новий», **Анулювати** — на «Скасовано».

## Інвентаризація

[](#інвентаризація)

1.  Створіть документ у напрямку **Інвентаризація**, вкажіть **Склад** і **Дату документа**.
2.  На вкладці **Проведення** натисніть **Заповнити залишками** — модуль додасть рядки з обліковими залишками складу на цю дату для товарів, яких у документі ще немає.
3.  Оновіть вкладку **Продукти** і впишіть фактичні кількості.
4.  Натисніть **Провести**. Різниця «факт − облік» стане надлишком або нестачею.

Після проведення на вкладці видно таблицю «Облікові залишки інвентаризації»: облік, факт і різниця.

## Зміни після проведення

[](#зміни-після-проведення)

-   Якщо проведений документ змінили (рядки, склад, дату тощо), вкладка покаже «Змінено після проведення — перепроведіть». Рух залишається старим, доки ви не натиснете **Провести**.
-   Якщо товар із проведеного документа видалили з каталогу, документ не вважається зміненим: рух лишається, як був. Перепровести такий документ не вийде — рядок більше не посилається на товар каталогу.
-   «Потребує перепроведення: облікові залишки на дату інвентаризації змінилися» — пізніше провели документ, датований раніше інвентаризації. Проведіть інвентаризацію ще раз.
-   Документ, видалений в Uspacy, модуль намагається скасувати сам. Якщо не вийшло, адміністратор побачить його у звіті «Документи, що потребують уваги» з кнопками **Скасувати рух** і **Анулювати**.

Усі такі документи зібрано у звіті [«Документи, що потребують уваги»](../reports/#%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B8-%D1%89%D0%BE-%D0%BF%D0%BE%D1%82%D1%80%D0%B5%D0%B1%D1%83%D1%8E%D1%82%D1%8C-%D1%83%D0%B2%D0%B0%D0%B3%D0%B8).

## Хто може проводити

[](#хто-може-проводити)

Провести, скасувати чи анулювати документ може той, кому Uspacy дозволяє редагувати цей документ. Хто може лише переглядати, побачить «Немає права змінювати запис в Uspacy — це може зробити користувач з правом редагування». Скасувати рух документа, вже видаленого в Uspacy, може лише адміністратор порталу.

[Назад  
Налаштування](/uk/docs/warehouse/settings/) [Далі  
Резерв і списання за угодами](/uk/docs/warehouse/deals/)